Politika privatnosti

Qwickbot je AI asistent koji u ime firmi odgovara na pitanja njihovih klijenata, prikuplja kontakte i zakazuje termine. Iza AtriBota stoji atrigen.rs, koji se u ovoj politici naziva „mi“.

Politika se odnosi na sajt qwickbotai.com, na aplikaciju za klijente na adresi app.qwickbotai.com i na AI asistenta koji radi na sajtovima i kanalima naših klijenata, kao što su WhatsApp, Instagram i Messenger. Pisana je u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti Republike Srbije, u daljem tekstu Zakon.

Nismo odredili lice za zaštitu podataka o ličnosti, jer nas Zakon na to ne obavezuje. Za sva pitanja o podacima pišite nam na kontakt@qwickbotai.com.

Zakon razlikuje rukovaoca, koji određuje zašto se i kako podaci obrađuju, i obrađivača, koji podatke obrađuje u ime rukovaoca. Naša uloga zavisi od toga čiji su podaci.

• Rukovalac smo za podatke posetilaca ovog sajta, za podatke iz kontakt forme i biltena i za podatke o nalozima naših klijenata.
• Obrađivač smo za razgovore koje asistent vodi na sajtu ili kanalu neke firme. Za te podatke rukovalac je ta firma, a mi ih obrađujemo samo po njenim uputstvima i samo da bismo joj pružili uslugu.

Ako ste pisali asistentu na sajtu neke firme, ta firma odlučuje o vašim podacima, pa se za pristup, ispravku ili brisanje obratite prvo njoj. Ako se obratite nama, zahtev ćemo bez odlaganja proslediti firmi i pomoći joj da ga ispuni. Odnos sa firmama koje koriste Qwickbot, uključujući obradu podataka u njihovo ime, uređuju i Uslovi korišćenja.

Kada otvorite ovaj sajt, vaš pregledač šalje tehničke podatke koje šalje svakom sajtu, kao što su IP adresa, vrsta pregledača i uređaja, adresa stranice i vreme posete. Te podatke obrađuje pružalac usluge hostinga, da bi se sajt učitao i da bi bio zaštićen od napada i zloupotrebe. Pravni osnov je naš legitimni interes da sajt radi bezbedno.

Ne koristimo alate za merenje posećenosti, reklamne piksele ni dodatke društvenih mreža koji prate posetioce. Fontove učitavamo sa sopstvenog sajta, pa pregledač zbog njih ne šalje zahteve drugim firmama.

O podacima koje sajt čuva u vašem pregledaču pišemo u delu Kolačići i lokalno skladište.

Kontakt forma

Kada nam pišete preko forme, dobijamo vaše ime, mejl i adresu sajta ili naziv firme, a ako ih unesete i broj telefona i poruku. Podatke koristimo da vam odgovorimo i da se dogovorimo o probi ili saradnji. Pravni osnov je preduzimanje radnji na vaš zahtev pre zaključenja ugovora, a za ostala pitanja naš legitimni interes da odgovorimo onome ko nam se obratio.

Poruka iz forme stiže nam mejlom. Vašu IP adresu koristimo samo da ograničimo broj poruka sa iste adrese i ne čuvamo je duže od jednog sata. Prepisku čuvamo dok traje komunikacija, a ako ne postanete klijent, brišemo je najkasnije godinu dana posle poslednje poruke.

Bilten

Za bilten čuvamo mejl adresu i vreme prijave, kao i IP adresu i podatke o pregledaču sa kog ste se prijavili, kao dokaz da je prijava bila vaša. Pravni osnov je vaš pristanak. Odjaviti se možete u svakom trenutku, linkom u biltenu ili porukom na kontakt@qwickbotai.com, i posle toga vam više ne šaljemo bilten. Opoziv pristanka ne utiče na zakonitost slanja pre opoziva. Podatke čuvamo dok se ne odjavite.

Za firme koje koriste Qwickbot otvaramo nalog u aplikaciji na adresi app.qwickbotai.com. Tu obrađujemo sledeće podatke.

• Ime i mejl osoba koje koriste nalog, naziv firme, adresu sajta i podatke potrebne za izdavanje računa.
• Podešavanja asistenta i sadržaj baze znanja, kao što su tekstovi sa sajta, cenovnici i dokumenti koje nam date.
• Pristupne podatke za povezane naloge, na primer za Google kalendar, koji su u bazi šifrovani.
• Podatke o prijavama i korišćenju naloga, kao što su vreme, IP adresa i pregledač, i zapise o važnim radnjama, na primer o promeni podešavanja.

Na nalog se prijavljujete linkom koji stiže na mejl, Google nalogom ili passkey ključem. Kod prijave Google nalogom koristimo i čuvamo samo ime i mejl adresu. Kod passkey ključa čuvamo samo javni deo ključa, a otisak prsta ili lice nikada ne napuštaju vaš uređaj.

Pravni osnov je ugovor sa firmom, zakonske obaveze u vezi sa računovodstvom i naš legitimni interes da zaštitimo naloge od neovlašćenog pristupa. Podatke čuvamo dok traje saradnja. Zapise o prijavama i važnim radnjama brišemo automatski posle 90 dana, a račune i drugu knjigovodstvenu dokumentaciju čuvamo onoliko koliko propisuje zakon kojim se uređuje računovodstvo.

Ovaj deo je za one koji pišu asistentu na sajtu ili kanalu neke firme. Za ove podatke rukovalac je ta firma, pa njena politika privatnosti opisuje zašto ih prikuplja i koliko ih čuva. Mi ih obrađujemo po njenom nalogu, na način opisan ovde.

Koje podatke obrađujemo

• Poruke koje pišete i odgovore asistenta.
• Podatke koje sami napišete u razgovoru, kao što su ime, broj telefona i mejl adresa.
• Slike i dokumente koje pošaljete, ako firma koristi tu mogućnost.
• Na sajtu IP adresu, državu, pregledač, stranicu sa koje pišete i stranicu sa koje ste na nju došli.
• Na WhatsAppu, Instagramu i Messengeru broj telefona ili oznaku naloga koju nam ta mreža prosledi.
• Podatke o terminu koji zakažete, kao što su ime, kontakt, usluga i vreme.

Zašto ih obrađujemo

• Da bi asistent odgovorio na vaše pitanje na osnovu podataka koje mu je firma dala.
• Da bi firma dobila vaš kontakt i ceo razgovor i mogla da vam se javi. Kontakt firma vidi u svom nalogu, a može da dobije i obaveštenje mejlom.
• Da bi asistent upisao termin u kalendar firme, kada to zatražite.
• Da bismo sprečili zloupotrebu, na primer ograničili broj poruka sa jedne adrese i prepoznali pokušaje da se asistent navede na nešto što ne sme.

Sistem automatski procenjuje koliko je upit konkretan, na primer da li ste ostavili kontakt i pitali za cenu ili termin, da bi firma znala kome prvo da se javi. Ta procena se ne koristi za odluke koje za vas imaju pravne posledice ili na vas značajno utiču.

AI modeli

Da bi napisao odgovor, asistent šalje pružaocu AI modela vašu poruku, prethodne poruke iz istog razgovora i delove baze znanja firme koji se odnose na pitanje. Slike i dokumente šaljemo modelu koji ume da ih pročita. IP adresu i podatke o vašem uređaju ne šaljemo, ali model vidi sve što ste napisali u razgovoru.

Mi vaše poruke ne koristimo za treniranje AI modela. Pružaoci AI modela ih obrađuju po svojim uslovima, a neki od njih mogu da ih čuvaju ograničeno vreme ili da ih koriste za unapređenje svojih usluga. Zato asistentu ne pišite podatke o zdravlju, brojeve platnih kartica, lozinke i druge osetljive podatke.

Asistent je AI program, a ne osoba. Njegovi odgovori mogu da budu netačni ili nepotpuni, pa važne podatke, kao što su cena, termin ili uslovi, proverite direktno sa firmom.

Koliko ih čuvamo

Razgovore, kontakte i termine čuvamo dok firma koristi Qwickbot ili dok ih ne obriše u svom nalogu. Kada saradnja prestane, brišemo ih u roku od 30 dana. Slike i dokumente iz razgovora brišemo automatski posle 30 dana.

Vaša prava

Zahtev za pristup, ispravku ili brisanje podataka iz razgovora pošaljite firmi sa kojom ste razgovarali. Ako ne znate kojoj ili ne dobijete odgovor, pišite nam na kontakt@qwickbotai.com, navedite gde i kada ste pisali asistentu i koji broj ili nalog ste koristili, pa ćemo zahtev proslediti firmi.

Podatke ne prodajemo i ne dajemo drugima za njihov marketing. Dostavljamo ih samo onima bez kojih ne možemo da pružimo uslugu, i to samo u meri u kojoj im trebaju.

• Pružaocima infrastrukture u oblaku, na čijim serverima rade sajt, aplikacija i baza podataka, čuvaju se fajlovi i pretražuje baza znanja. Baza sa razgovorima nalazi se u Evropi.
• Pružaocima AI modela, koji pišu odgovore asistenta i čitaju slike i dokumente.
• Pružaocu usluge slanja mejlova, preko kog šaljemo linkove za prijavu, obaveštenja o novim kontaktima i terminima i odgovore na poruke.
• Mrežama WhatsApp, Instagram i Messenger i servisima koji ih povezuju sa Qwickbotom, kada asistent odgovara na tim kanalima. Poruke tada prolaze i kroz njihove sisteme, pod njihovim uslovima.
• Google kalendaru firme, kada firma poveže kalendar i asistent zakaže termin.
• Firmi čiji je asistent vodio razgovor, koja razgovore, kontakte i termine vidi u svom nalogu.
• Računovođi i pravnim savetnicima, kada je to potrebno, uz obavezu čuvanja poverljivosti.
• Državnim organima, samo kada nas zakon na to obavezuje i na osnovu akta nadležnog organa.

Spisak pružalaca usluga koje koristimo dostavljamo na zahtev. Firme koje koriste Qwickbot obaveštavamo unapred kada uvodimo novog pružaoca ili menjamo postojećeg.

Neki od pružalaca iz prethodnog dela obrađuju podatke van Srbije, u državama Evropske unije, Sjedinjenim Američkim Državama i Narodnoj Republici Kini. Pružalac infrastrukture ima servere širom sveta, pa se podaci u prolazu mogu obrađivati i na serveru koji je najbliži korisniku.

Države Evropske unije su na listi država sa primerenim nivoom zaštite podataka o ličnosti. Za Sjedinjene Američke Države primeren nivo zaštite postoji samo za prenos firmama koje su pristupile okviru za zaštitu podataka između Evropske unije i SAD, a Narodna Republika Kina nije na listi. Kada primeren nivo zaštite ne postoji, oslanjamo se na mere zaštite koje propisuje Zakon kada ih pružalac nudi, a u ostalim slučajevima na izuzetak koji dozvoljava prenos neophodan za pružanje usluge koju je lice zatražilo. Više o merama zaštite za pojedini prenos možete saznati na kontakt@qwickbotai.com.

Kolačići i lokalno skladište su mali zapisi koje sajt ostavlja u vašem pregledaču. Koristimo samo one bez kojih sajt i usluga ne bi radili onako kako ste tražili, pa za njih ne tražimo pristanak. Kolačiće za praćenje, merenje posećenosti i reklame ne koristimo.

• Ovaj sajt u lokalnom skladištu pamti da li ste izabrali svetlu ili tamnu temu, dok to ne obrišete.
• Pružalac hostinga može na ovom sajtu i u radu asistenta da postavi kolačiće __cf_bm i cf_clearance. Oni kratko traju i služe samo za zaštitu od automatskih napada.
• Asistent na sajtovima klijenata čuva u lokalnom skladištu oznaku razgovora, da razgovor ne bi nestao kada osvežite stranicu. Oznaka važi najduže 24 sata, odnosno 30 minuta od vaše poslednje poruke. Tu se pamti i da li ste videli pozdravnu poruku i da li je dostignut dozvoljeni broj poruka. Asistent sam ne postavlja kolačiće.
• Aplikacija za klijente koristi kolačić sesije, da biste ostali prijavljeni, koji traje 30 dana, i kratke kolačiće od 10 minuta tokom same prijave.

Kolačiće i lokalno skladište možete da obrišete u podešavanjima pregledača. Posle toga sajt zaboravlja izabranu temu, asistent započinje novi razgovor, a aplikacija traži novu prijavu.

Podatke čuvamo samo dok su nam potrebni za svrhu zbog koje smo ih prikupili, ili dok nas zakon obavezuje da ih čuvamo.

• Poruke iz kontakt forme čuvamo dok traje komunikacija, a ako ne postanete klijent, najduže godinu dana posle poslednje poruke.
• Mejl adresu za bilten čuvamo dok se ne odjavite.
• Podatke o nalogu klijenta čuvamo dok traje saradnja, a posle toga ih brišemo u roku od 30 dana.
• Razgovore, kontakte i termine čuvamo dok traje saradnja sa firmom ili dok ih firma ne obriše, a posle prestanka saradnje brišemo ih u roku od 30 dana.
• Slike i dokumente iz razgovora brišemo posle 30 dana.
• Zapise o prijavama i važnim radnjama u nalogu brišemo posle 90 dana.
• Račune i drugu knjigovodstvenu dokumentaciju čuvamo u rokovima koje propisuje zakon.

Baza podataka ima rezervne kopije, pa obrisani podaci iz njih nestaju u roku od 30 dana od brisanja.

• Sva komunikacija sa sajtom, aplikacijom i asistentom ide preko šifrovane veze.
• Pristupni podaci za povezane naloge u bazi su dodatno šifrovani posebnim ključem za svaku firmu.
• Podaci svake firme su odvojeni od podataka drugih firmi, a baza znanja svake firme ima svoj poseban indeks.
• Na nalog se prijavljuje bez lozinke, linkom na mejl, Google nalogom ili passkey ključem, a sesije same ističu.
• Pristup podacima imaju samo ovlašćeni članovi našeg tima i samo kada je to potrebno za podršku ili rad usluge.
• Beležimo prijave i važne radnje u nalozima, da bismo na vreme uočili neovlašćen pristup.

Nijedan sistem nije potpuno otporan na napade. Ako dođe do povrede podataka koja može da ugrozi vaša prava, obavestićemo Poverenika i vas kada to Zakon traži, a firme čije podatke obrađujemo bez nepotrebnog odlaganja.

U vezi sa podacima za koje smo rukovalac imate sledeća prava.

• Pravo da saznate da li obrađujemo vaše podatke i da dobijete njihovu kopiju.
• Pravo da tražite ispravku netačnih i dopunu nepotpunih podataka.
• Pravo da tražite brisanje podataka kada za njihovu obradu više nema osnova.
• Pravo da tražite ograničenje obrade, na primer dok proveravamo tačnost podataka.
• Pravo da podatke koje ste nam dali dobijete u uobičajenom elektronskom obliku i prenesete ih drugom rukovaocu.
• Pravo na prigovor na obradu zasnovanu na legitimnom interesu. Ako se usprotivite slanju biltena ili drugih marketinških poruka, slanje uvek prekidamo.
• Pravo da u svakom trenutku opozovete pristanak, bez uticaja na zakonitost obrade pre opoziva.
• Pravo da se na vas ne primenjuje odluka doneta isključivo automatski, ako za vas ima pravne posledice. Takve odluke ne donosimo.

Zahtev pošaljite na kontakt@qwickbotai.com. Odgovaramo bez odlaganja, a najkasnije u roku od 30 dana. Kada je zahtev složen ili zahteva ima mnogo, rok možemo da produžimo za još 60 dana, o čemu vas obaveštavamo u prvih 30 dana. Ostvarivanje prava je besplatno. Ako ne možemo pouzdano da utvrdimo ko je poslao zahtev, tražićemo dodatnu potvrdu identiteta.

Ako smatrate da vaše podatke obrađujemo suprotno Zakonu, možete podneti pritužbu Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti, Bulevar kralja Aleksandra 15, 11120 Beograd, office@poverenik.rs, www.poverenik.rs. Imate pravo i na sudsku zaštitu.

Ako se na obradu vaših podataka primenjuje i Opšta uredba Evropske unije o zaštiti podataka, imate ista prava i po njoj, uključujući pritužbu nadzornom organu u državi u kojoj živite ili radite.

Qwickbot je namenjen firmama. Asistent na sajtovima klijenata nije namenjen licima mlađim od 15 godina. Ako saznamo da nam je dete mlađe od 15 godina dalo podatke bez saglasnosti roditelja, brišemo ih.

Politiku menjamo kada se promene usluga ili propisi. Datum od kog važi aktuelna verzija piše na vrhu stranice. O bitnim izmenama firme koje koriste Qwickbot obaveštavamo mejlom najmanje 15 dana pre nego što počnu da važe.

Za sva pitanja o ovoj politici i o vašim podacima pišite nam na kontakt@qwickbotai.com.